LAS FUNCIONES DEL MUSEO Y SU REFLEJO EN EL SISTEMA
DOMUS
por Ramón Ferreres
El presente
artículo forma parte del proyecto final realizado para el curso de Museología
de la Universidad de Alcalá de Henares.
La fuente de
información principal son los materiales didácticos facilitados por la
universidad para el seguimiento del curso.
Las funciones básicas del
museo son 5 : Acopio, conservación, investigación, documentación y difusión;
independientemente de que alguna de ellas pueda agruparse en un mismo
departamento.
La novedad del sistema Domus
es que permite registrar dos procesos de documentación: la documentación del
fondo o registro del proceso vital de la pieza y la documentación de fondos
administrativos y museológicos.
La documentación del fondo, a
su vez, tiene tres momentos: el de
ingreso, el de control de fondos y el de gestión administrativa de los fondos.
A continuación describiremos
a grandes rasgos la estructura funcional del sistema DOMUS, para a continuación
mostrar como queda reflejada cada una de las funciones, profundizando así en su
estructura funcional.
Analizaremos las funciones y
su papel de forma separada. Primero en lo que respecta al proceso documental
del fondo. Después nos referiremos a los fondos administrativos y museológicos.
Las funciones y su reflejo en
el proceso de documentación del fondo:
La función de documentación se refleja en diferentes
momentos. Es clave en el primer momento, el ingreso de fondos, en el que
produce la documentación correspondiente al registro en el libro de preingresos
o en el de ingresos no registables ( o temporales). También interviene en el
momento inmediatamente posterior, correspondiente a la primera fase del proceso
de control de fondos – conservación y catalogación-, en el cual se inscriben,
en los libros de registro, las piezas que ingresarán definitivamente en el
museo y dependiendo de su titularidad se inscribirán en diferentes Bases de
Datos: de la colección permanente, de los depósitos estatales y de los
depósitos de otras titularidades. Vemos por tanto, como resulta un total de 5
libros de registro.
El departamento de
documentación intervendrá también en en la segunda fase del control de fondos,
correspondiente a la conservación y catalogación. En este caso, se
interrelacionará en el proceso con la función de investigación y conservación.
Su papel será simple, en comparación con el de los otros dos departamentos. Se
limitará a documentar gráficamente la pieza. Esta documentación quedará
vinculada a la ficha de inventario.-catálogo (luego hablaremos de este
instrumento). Además rellenará las fichas de inventario, con la ayuda del
departamento de investigación. Esto
encuentra su explicación en que el numero de registro coincide con el número de
inventario ( más adelante nos referiremos a las fichas de inventario en tanto
que serán también de catalogo).
El proceso de Gestión de
fondos, la tercera y última fase del proceso documental del fondo, implica también al departamento de
documentación. En la mayoría de museos se encarga de esta tarea, que implica principalmente la gestión de
movimientos, aunque dependiendo de como se organice puede realizarlo también el
de conservación. Existe una base de datos para movimientos internos y otra para
movimientos externos. Los internos pueden ser a largo plazo si el destino es el
almacén o exposiciones permanentes o temporales; o a largo corto plazo si van a
conservación o investigación. Los externos registran la salida de piezas fuera
del museo y requieren, como veremos, informes de restauración y/o
investigación.
La función de investigación entra en escena una vez el
departamento de documentación ha documentado el fondo ingresándolo. Ahora será
principalmente el departamento de investigación quien catalogará el fondo (con
la ayuda del de documentación como hemos visto, y del de conservación, como
veremos más adelante). La catalogación consiste en la elaboración de fichas de
inventario, que permiten la recuperación de información secundaria, y de fichas
de catálogo, soporte de la información
principal. Esta ficha de inventario-catálogo
es el instrumento clave dentro del sistema Domus ya que es a la vez,
como hemos visto, un instrumento para identificar y localizar la pieza y
acceder y recuperar la información secundaria de cualquier departamento y también un contenedor básico de la
información relativa a la pieza. Los campos de inventario los rellenaran los
documentalistas, como hemos comentado, con la ayuda de los investigadores, ya
que éstos campos además de los números de ingreso e inventario, contienen una
clasificación genérica del objeto, así como su descripción científica:
dimensiones, material del que se componen, técnicas empleadas para su
elaboración y aspectos de identificación histórica tales como firmas,
inscripciones o marcas. En lo que respecta a los campos como ficha de catálogo,
son rellenados exclusivamente por los investigadores ya que contienen
información relativa a su contexto cronológico y cultural, su función y
requieren también de una clasificación científica razonada. Como vemos, se
trata de un análisis cientifico-cultural del objeto. Una de las funciones
básicas de los investigadores en el museo. El museo en la actualidad sigue
llevando a cabo funciones de investigación, siempre que éstas, como vemos en
este caso, sirvan al resto de funciones del museo. Hay que remarcar también que
las fichas de inventario-catálogo, remiten no solo a los fondos propiamente
museográficos, sino también a fondos documentales y bibliográficos. Existen por
tanto, tres bases de datos con fichas de inventario-catálogo.
La función de investigación
en el proceso de control de fondos, no se reduce a la elaboración de fichas de
inventario-catálogo. Puesto que Domus rompe la unidad al usar el número de
inventario (se corresponde al de ingreso y registro como hemos visto) en el
caso que objetos de un mismo contexto entren en días diferentes, se hace
necesario que exista un instrumento que recupere esta unidad. Este es el campo
de conjuntos museográficos y documentales, mediante el cual los investigadores
podrán otorgar a los diferentes lotes un mismo número que los vuelva a
unificar.
Todo lo expuesto demuestra
que la investigación ocupa un peso clave en el proceso de control de fondos. Su
intervención en momentos posteriores, como el proceso de gestión de fondos, es
muy testimonial al reducirse a la elaboración de informes de investigación
necesarios para movimientos externos de las piezas.
La función de conservación aparece reflejada en Domus en
la segunda fase del proceso del control de fondos: el de catalogación. Además
de las tareas concernientes a los departamentos de documentación e
investigación, que ya hemos descrito, el de conservación ha de elaborar en este
momento un análisis del estado de conservación en el que se encuentra la pieza
que acaba de ingresar en el museo.
Están ligadas a las fichas de
inventario-catálogo. Reflejará tanto los materiales y su estado de
conservación, las instrucciones para su correcta manipulación y los
tratamientos a que haya sido sometido. Vemos aquí como los principales
principios que rigen la función de
conservación aparecen documentados en la ficha de inventario-catálogo. También
constará de un número de expediente correspondiente a un movimiento interno a
corto plazo, si ha sido llevada al laborario de restauración. En un sentido
similar , al elaborar informes de restauración también se ve implicado en el
tercer momento de la documentación del fondo, el correspondiente a la gestión
administrativa de estos. Éste requiere de la redacción de informes de
restauración, como ya hemos avanzado, para movimientos externos. Normalmente el
encargado de la gestión de fondos y movimientos es el departamento de
documentación (como hemos visto), pero según el organigrama del museo, también puede
encargarse el de conservación.
Las funciones y su reflejo en el proceso documental de
fondos administrativos y museológicos:
Hasta ahora hemos explicado
el primero de los procesos que registra Domus, el de la vida de la pieza, pero
a su vez, Domus, y, esta es su gran ventaja, también registra todas las
actividades y funciones llevadas a cabo en los distintos departamentos. Se
trata de fondos secundarios tanto museológicos como administrativos. Estos
fondos se guardarán en la Base de datos de cada departamento y en una general
llamada Archivo Administrativo, en la que se reflejarán la totalidad de las
funciones.
Cada actividad generará un
número de expediente en la base de datos Archivo Administrativo, que irán
engrosando todos los documentos que se vayan generando por dicha actividad,
manteniendo así la unidad característica
del sistema Domus. El número de expediente se forma indicando tanto el
departamento que lo lleva a cabo (número de serie), como el objetivo -
podríamos asimilarlo a función - más concreto del departamento (número de
subserie).
La practicidad de este
sistema se refleja en que todas las bases de datos son accesibles desde la base
de datos administrativa. La base de datos de inventario-catálogo está integrada
en esta base de datos administrativa y desde ella, los distintos departamentos
podrán extraer información referente a informes de investigación o
restauración, exposiciones donde ha estado la pieza, etc
Este Archivo Administrativo
reflejará en las series correspondientes las diferentes funciones del museo por
departamentos, ya que a cada departamento le corresponde una serie. Las
subseries irán deglosando estas funciones. Algunas de estas funciones coinciden
con las que se desarrollaron al documentar la vida de la pieza en el proceso
documental del fondo. Es lo que ocurre por ejemplo en la serie de documentación
en el que aparecen los ingresos en los diferentes libros de registro, ya sean
fondos museográficos, documentales o bibliográficos; así como los diferentes
movimientos internos y externos a los que ha sido sometida la pieza. La serie
de conservación muestra dos subseries correspondientes a sus dos grandes
funciones: conservación preventiva y restauración. La serie de investigación
también muestra funciones que se desarrollan en la fase de documentación del
fondo, como los informes para justificar movimientos y para elaborar la ficha
de catálogo. Aparecen también funciones nuevas como los proyectos de
investigación o aquellas referentes a servicios destinados a investigadores.
La novedad en el Archivo
Administrativo es que es el primer momento en que aparece reflejada la función
de difusión. Aparecen reflejadas sus distintas funciones. Se registran en esta
base de datos desde publicaciones hasta documentación generada por el museo.
Aparecen como es lógico estudios de público, evaluaciones y otros informes
relacionados con la difusión; así como documentación referente a actividades
paralelas como congresos o conferencias.
Las restantes series del
Archivo Administrativo son la de dirección, subdirección y administración. No
son funciones en si, pero son necesarias para la coordinación entre las
diferentes funciones que hemos descrito.
El sistema Domus no solo refleja las funciones, sino el
alto grado de interrelación que se de entre ellas y eso teniendo en cuenta que
está relación sólo se establece desde el punto de vista documental, aunque
normalmente, dado que todas las actividades del museo deben quedan
documentadas, podemos decir que las muestra casi todas.
La gran novedad y ventaja de
Domus es, como puede verse en lo expuesto hasta el momento, que favorece el intercambio de información
entre los diferentes departamentos y funciones, así como el rápido acceso a la
información desde cualquiera de ellos. El alto grado de interrelación funcional
en el museo es en gran parte posible gracias a sistemas de documentación como
Domus.
Este hecho es posible gracias
a que Domus perfecciona los sistemas de documentación anteriores, adaptándolos
a las actuales necesidades funcionales del museo. El sistema de expediente o
contextual tenía el problema que los diferentes departamentos, a excepción del
de documentación, no podían recuperar la información que volcaban en las bases
de datos. El sistema catalán solucionaba este problema al disponer cada
departamento de un archivo propio, pero en cambio su sistema de registro
descontextualizaba la pieza. Con Domus, gracias a la ficha de
inventario-catálogo que hemos explicado,
ambos problemas quedan solucionados al permitir que cada departamento tenga su propio archivo
sin que por esto pierda la pieza su contexto documental.
La interacción funcional que
requiere el museo en la actualidad sería mucho más complicada sin una
herramienta de gestión como Domus. El trabajo en equipo de los diferentes
departamentos es así mucho más fácil. Uno de los principales peligros es que
los departamentos tengan tan delimitadas sus funciones que ésto impida que
interaccionen con el resto. El caso opuesto es igual de peligroso, ya que la
participación de muchos departamentos en una misma tarea suele provocar una
dilatación innecesaria en el tiempo. Ya hemos comentado a este respecto que,
aunque diferentes departamentos trabajen
en diferentes tareas, siempre ha de haber uno que lleve la iniciativa.
El actual modelo de gestión
Horizontal que caracteriza a los museos de nuestro país, difícilmente podría
funcionar correctamente sin esta herramienta. De hecho, el mismo reglamento que
consagra este organigrama, es el que plantea la necesidad de un sistema documental
como Domus.
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